Yazı İşleri Müdürlüğü

T.C. KEPEZ BELEDİYESİ
Müdür Vekili

Bahar ATAN EROL

Telefon

0 (286) 263 64 64 – 1208

E-Posta

yaziisleri@kepez.bel.tr

Adres

T.C. Kepez Belediye Başkanlığı Binası Kat:2

Belediye hizmet ve faaliyetlerinde etkinlik, adalet, hizmette kaliteyi sağlama, kurumun güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretme, Belediyenin amaçlarını, hedeflerini ve bu hedeflere ulaşmayı mümkün kılacak yöntemleri belirleme, gerekli planlamaları yapma, Belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini belirleme, karşı karşıya olduğu fırsat ve tehditleri analiz etme, geleceğe dönük stratejiler belirleme, yönetici ve diğer pozisyonlarda görev yapan personelin motivasyonunu sağlama, performansı artırma, toplam kalite yönetimine geçme ilkeleriyle hizmet vermektedir.

1. Yazı İşleri Müdürünün Görevleri

a)Yazı İşleri Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye Başkanı ve/veya Başkan Yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir. Görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapar. Müdürlük faaliyetlerini denetler, varsa aksaklıkları giderir. Yıllık, aylık, haftalık, günlük çalışma programları hazırlar veya hazırlattırır. Bu programlara göre sevk ve idareyi temin eder. Bu konularda üst makamlara gerekli raporları sunar. Birinci sicil amiri olarak; personele sicil notu verir, çalışma koşullarını iyileştirir ve prensipler koyar. Müdürlük personelinin performans durumunu izler, gerekli değerlendirmeleri yapar, varsa ceza ve mükâfat için üst makamlara teklifte bulunur.
b) Personelin izin planlarını yapar, izinlerini kullanmasını sağlar. Rapor, doğum, Ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol eder.
c)
Belediye Başkanlığına; dış ve iç kurum, birim ve kişilerden gelen-giden evrakların kontrolünü yapıp, sevk ve havalesini yaptıktan sonra yerine ulaşmasını ve arşivlenmesinin yapılmasını kontrol eder.
d)
Dış ve iç birimlerden gelen-giden gizli dereceli evrakların, gizli evrak defterine kaydını yaparak, yerine ulaşmasını sağlar.
e)
Başkanlığa bağlı birimlerden; Belediye Meclisi’ne ve Encümeni’ne görüşülmesi için sevkli gelen evraklarla, Başkanlık adına Meclis ve Encümen gündemlerinin hazırlanmasını sağlar.
f)
Meclis toplantı tarihini, Belediye Başkanı tarafından belirlenen gündem maddelerini, Belediye Kanunun 20.ve 21. maddeleri gereğince en az üç gün önceden resmi yazı ile tebliğini, faks ve telefon aracılığıyla Meclis Üyelerine ulaşmasının kontrolünü yapar, ayrıca Belediye Başkanlığının internet sayfasından kamuoyunu bilgilendirmek üzere yayımının kontrolünü yaptıktan sonra Meclis toplantısının yapılmasını sağlar.
g)
Belediye Meclisinde görüşülen konuların karar özetlerini, toplantı tutanaklarını ve sıradaki Meclis Toplantısı’nın ne zaman yapılacağının, Belediye İnternet Sayfasından yayımını ve Meclis Toplantı Gündeminin, Meclis Toplantı Salonu girişindeki ilan tahtasında ilan edilmesinin kontrolünü yapar.
h)
Alınan Meclis Kararları’nın, Belediye Başkanınca; yasal süresi içerisinde Belediye Meclisi’ne iade edilmemesi durumunda, yedi gün içinde Mülki İdare Amirine ulaşılmasının kontrolünü yapar.
ı)
Mülki İdare Amirine gönderilen kararları ek belgeleriyle birlikte ilgili birimine gönderimini sağlanır.

2. Yazı İşleri Müdürlüğü Bürosunun Görevleri:
2.A Genel Evrak İşlemleri:

a) Belediye Başkanlığı’na dış kurumlar ve kişilerden gerek posta, gerekse kurye aracılığı ile gelen evrakların kaydını yaptıktan sonra ilgili birimlere havalesini yaparak dağıtımını gerçekleştirir.
b) İç birimlerden gelen, dış kurum ve kişilere gidecek olan yazıların ve posta evraklarının çıkış kaydını yapıp, PTT vasıtasıyla yasal süresi içerisinde ilgililerine ulaştırılmasını sağlar.
c) Yazı İşleri Müdürlüğü ile ilgili evrakların (avans alma-kapama, malzeme alımı, tediye, iç ve dış dairelere verilecek cevaplar vb.) yazışmalarını yapar.
d) Müdürlük bütçesini hazırlar, imza aşamasından sonra Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderir.

2.B Meclis İşlemleri:

a) Belediye Birimlerinden Belediye Meclisine görüşülmesi için gelen havaleli konular doğrultusunda, Belediye Meclis Gündemini hazırlar.
b) Hazırlanan Gündemi; 5393 Sayılı Belediye Kanununun 20.ve 21.maddeleri en az üç gün önceden resmi yazı tebliği ve/veya faks ve telefon araçları ile (Web sitesi kurulduğunda internet kanalıyla) üyelere bilgi verilmesini sağlar.
c) Meclisin 1.toplantısında ihtisas komisyonlarına havale edilen dosyaların, ilgili komisyonlarda görüşüldükten sonra bir sonraki Meclis Toplantısı’nda görüşülmesini sağlar.
d) Kararı çıkan tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazımını yapar, toplantı tutanakları ile birlikte, Başkanlık Divanındaki üyelere imzalatır. Belediye Başkanı 5393 Sayılı kanununun 23.maddesi gereği yasal süresi içinde kararı iade etmemişse, ilgili birimine sevkini yapar.
e) Toplantıda alınan kararların özetlerini (Web sitesi kurulduğunda internet kanalıyla) yayımlar, kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlar.
f) Alınan Meclis Kararları’nın onaylatılmak üzere mülki amirine gönderilmesini yapar.
g) Meclis Üyeleri Devamlılık Cetvelini tutar, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için toplantı sayılarına ait listeyi hazırlayarak bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderir.
h) Belediye Meclisi ile ilgili bütün evrakların arşivlemesini yapar.

2.C Encümen İşlemleri: 

a) Belediye Encümeni 5393 Sayılı Kanunun 33.maddesinde belirtilen üyeler ile aynı Kanunun 35.maddesi gereği önceden belirlenen gün ve saatte toplanır.
b) Belediye Başkanı tarafından Encümen’de görüşülmesi için havale edilen tekliflerin, Encümen Gündemini hazırlar, Encümen’e sunar.
c) Encümen’de görüşülen tekliflerin geldiği şekliyle veya Encümen görüşü doğrultusunda kararları yazılıp, gereği için zimmet karşılığı ile ilgili Müdürlüklere verilir.
d) Encümen Karar Asıllarının Encümen Üyelerine imzalatılması, karara muhalif olanların gerekçelerini yazmaları sağlanır.
e) Encümen toplantısında alınan kararlar sırası ile Encümen Defterine kaydedilir.
f) Belediye Encümeni ile ilgili bütün evrakların arşivlenmesini yapar.
g) Encümen Üyelerinden toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için toplantı sayılarına ait listeyi hazırlayarak, bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.
h) Encümen Kararından istenildiğinde, belge ücreti alınarak verilir.

2.D Hukuk İşleri

Belediyemiz tarafından kişi ve kuruluşlara karşı açılan adli ve idari davalar ile Belediyemize karşı açılan adli ve idari davaların takibi ve her türlü yasal savunmanın yapılması, mahkemelerin her kısım ve derecesinde Belediyeyi temsil etmek, idarenin hak ve menfaatlerini müdafaa ve muhafazası için uygun göreceği bütün muameleleri takip etmek, hukuki konularda ihtarname çekilmesi, tebliğ alınan ihtarnamelere karşı cevap hazırlanması ve gönderilmesi, Belediyeden verilen talimat doğrultusunda gerekli konularda yeni dava açılması, hasar tespiti için bilirkişi incelemesi yaptırılması, davaya cevap dilekçesinin hazırlanması, delil listelerinin hazırlanması, dava dilekçesi, ara karar ve bilirkişi raporlarına karşı itiraz dilekçelerinin hazırlanması, davalarla ilgili harç, tebligat vs. masrafların kesin süre içerisinde mahkeme veznesine yatırılması, davaların duruşma, keşif ve tespitlerinde hazır bulunulması, Belediye bünyesindeki bütün birimlere yazılı ve sözlü hukuksal destek hizmetleri, icra dava ve dosyaların takibinin yapılması, müdürlük ve sorumlu birimlerden gelen soruların cevaplanması, yönetmelik taslaklarının incelenmesi, düzenlenmesi, uygulama ve mevzuattan kaynaklanan sorunları çözmeye yönelik yapılan yazılı ve sözlü çalışmaları, ayrıca Belediye çalışanlarının Belediye hizmeti sırasında yaptıkları fiillerden doğan, lehte veya aleyhte açılmış davalarının takibini de kapsamaktadır.