Özel Kalem

Özel Kalem

İbrahim DUYMAZ

Telefon

0 (286) 263 64 64 – 1400

E-Posta

ozelkalem
@kepez.bel.tr

Adres

T.C. Kepez Belediye Başkanlığı Binası Kat:4

Görev ve Sorumlulukları

Belediyemiz Özel Kalem Bölümü birimine genel hükümlerle verilen görev, yetki ve sorumluluk kapsamında başkana bağlı olarak başkanın vereceği görevleri yapar.

Yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
  1. Başkanlık makamı tarafından verilen görevleri yapar, söz konusu görevlerle ilgili resmi yazışmaları yürütür, dosyalar düzenler ve muhafaza eder.
  2. Belediye Başkanının protokolle ve vatandaşla olan görüşmelerini sağlar ve varsa randevu taleplerini iletir.
  3. Belediye Başkanının imzalaması, onaylaması gereken evrakların sunulmasını ve ilgili birimlere iletilmesini sağlar.
  4. Belediye Başkanının emirlerini ilgili belediye ve birimlerine iletir ve sonuçlarını takip eder.
  5. Başkanlığa ulaşan her türlü dilek, şikayet, öneri ve benzeri konuların izlenmesi ile sonuçlarından ilgililere en kısa zamanda bilgi verilmesini sağlar.
  6. Belediye Başkanının emirleri doğrultusunda tüm birimlerin çalışmalarını günlük veya haftalık faaliyetler halinde hazırlar, Belediye Başkanına iletilmesini sağlar.
  7. Başkanlıkça istenecek veya başkanlığa sunulacak konularla ilgili, verilmesi müdürlükçe zorunlu ve yararlı görülecek tamamlayıcı bilgi ve dökümanları sağlar ve konularla ilgili gerekli derleme, araştırma ve incelemeleri yapar veya ilgili birimlere yaptırılmasını sağlar.
  8. Başkanlık tarafından yayımlanan genelgelerin dağıtımını sağlar, takip eder ve gerekli dosyalama, ciltleme işlemlerini yürütür.
  9. Başkanlık ve müdürlüğün gerekli olan her türlü demirbaş eşya ve kırtasiye vb. malzemelerin tedariğini sağlar, gerekli yazışmaları yapar ve bununla ilgili kayıtları düzenler.
  10. Belediye Başkanının vereceği tüm görevleri kanun, tüzük, yönetmelik ve esaslar doğrultusunda yerine getirir.
  11. Davetlisi olarak belediye hizmetleri ile ilgili yapılacak toplantılara katılmak üzere yurt içinden, gerekse yurt dışından gelecek olan belediye konuklarının yeme, içme, barınma, ulaşım ve ağırlanması ile ilgili gerekli düzenlemeleri yapar.
  12. Özel Kalem Müdürlüğü birimlerinin planlı ve programlı şekilde çalışmalarını düzenler, personel arasında işbirliği kurulmasını sağlar, çalışmaları izler ve denetler.
  13. Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün resmi işlerin sevk ve idaresini yaparak lüzumlu denetlemeleri yapar, işlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlar.
  14. Başkanlık veya Genel Sekreterlik, şahıs ve heyetlerle yapılacak olan temasları, randevuları, toplantı ve çağrıları, katılma zamanlarını Başkanın iş ve özel durumlarına göre düzenler, durumu kendilerine bildirir, gerektiğinde hatırlatmalarda bulunur, görüşme ve temasların aksamadan yapılmasını sağlar.
  15. Kendisine verilen talimata göre resmi veya özel tebrik, teşekkür, taziye ve benzeri konulara ait kart, mektup, faks veya telgrafların cevaplarını yazar.
  16. Makamca gerekli görüldüğü taktirde yerli ve yabancı misafirleri karşılar, misafir bulundukları sürece resmi ve özel işlerinde kendilerine yardım edilmesini sağlar. Yurtiçi, yurtdışı, uluslararası kongre, konferans ve toplantılarla veya bu vesilelerle düzenlenen yemek, kabul, resmi vb. gibi sosyal faaliyetleri koordine ederek düzenli bir şekilde gerçekleşmesini sağlar.
  17. Müdürlüğü verilen sözlü veya yazılı emir, bilgi, tavsiyeleri not ederek ilgililere bildirilmesini veya duyurulmasını sağlar.
  18.  Gerektiğinde bunların sonucunu izler ve konu hakkında makama bilgi verir. Gereken hallerde gizliliğin sağlanması için her türlü tedbiri alır.
  19. Doğrudan Başkan’a bağlı olarak görev yapar.